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Die Rechnung kommt am Schluss

25.06.2008

An Abrechnungssysteme werden heute eine Vielfalt von Anforderungen gestellt. Sie sind nicht mehr ausschließlich dafür verantwortlich, „dass die Kassa stimmt“, sondern liefern auch Daten für die Kalkulation, die Adaption des Preisgefüges und die Gästestruktur.

Individuelle Lösungen gefragt
Es ist also sehr wichtig, dass das gewählte Kassensystem auf den jeweiligen Betrieb individuell abgestimmt ist. Von der Stange oder individuelle Abrechnungssysteme werden in allen verschiedenen Formen angeboten. Standardsysteme sind sowohl für das kleine Kaffeehaus als auch für das große Hotel erhältlich. Wichtig ist nur, dass dieses System „von der Stange“ schon von Haus aus ein großes Spektrum der individuellen Anforderungen abdeckt und mittels Zusatzmodulen punktgenau und ohne großen Zusatzaufwand alle Bedürfnisse ausreichend befriedigt werden. Da sich diese aber immer wieder ändern, sollte die Software auch leicht erweiterbar sein. Ein guter Kundenservice sollte daher auch eine der Kaufentscheidungen sein. Gute Verträge beinhalten auch Software-Updates. Es nützt das beste Kassensystem nichts, wenn es die, die damit arbeiten sollen, nicht annehmen. Die Gründe dafür reichen von Nicht-verstehen (schlechte Einschulung) über zu aufwendige Handhabung bis zu einer unübersichtlichen Oberfläche. Die Frage der Einschulung der Mitarbeiter – vor allem älterer – sollte somit nicht vernachlässigt werden.
Praktisches Bonieren
Meistens hat jeder Kellner seine Karte oder seinen Schlüssel, mit dem er direkt ins System kommt. Allfällige Preisänderungen werden dann vom Chef oft über einen PC ausgegeben, der jede Kassa ansteuert. Boniert wird dann schon oft über Touchscreens. Symbole und verschiedene Farben auf diesen Oberflächen vermindern den Erklärungsbedarf und helfen auch ausländischen Mitarbeitern beim Umgang mit dem System (Verringerung der Fehleingaben).
Handhelds or not?
Den Handhelds gehört die Zukunft. Vor allem Betriebe mit Schani- oder Gastgärten bieten diese große Vorteile, da damit die „Zettelwirtschaft“ der Vergangenheit angehört. Auch das Ausdrucken von Rechnungen wird dadurch einfacher, selbst wenn der Gast getrennte verlangt.
Spezialisten, oder nicht?
Kassensysteme erfassen verkaufstechnische Vorgänge und liefern Auswertungen für die Buchhaltung. Ein Mittel zum Zweck also. Notwendig oder manchmal sogar lästig, wenn der Aufwand den Nutzen übersteigt. Zudem sind gerade billige Registrierkassen oft nicht einfach zu programmieren, was wiederum zur Folge hat, dass der Unternehmer und sein Personal widerwillig mit der Kassa arbeiten und nach kurzer Zeit erst recht ein anderes System angeschafft wird. Ein weiterer Nachteil – speziell – sind fehlende Funktionen (z. B. Tischspeicher) sowie äußerst eingeschränkte Kontrollmöglichkeiten. „Wer billig kauft, kauft teuer!“ trifft uneingeschränkt auch hier zu. Ein gutes Abrechnungssystem vom Profi hat natürlich seinen Preis, doch kalkuliert man die Vorteile mit ein, kommt man schnell dahinter, dass sich die Investition lohnt.

Autor:
Redaktion.OEGZ