Aufzeichnungspflicht für alle Barbewegungen
Mit dem in Kraft treten der Barbewegungsverordnung am 1. Jänner 2008 müssen Gastronomiebetriebe täglich jeden einzelnen Bareingang aufzeichnen. Der Obmann der Bundessparte Tourismus und Freizeitwirtschaft in der WKÖ Hans Schenner warnte bereits davor, dass 80 Prozent der bestehenden Schank- und Kassensysteme in den Gastronomiebetrieben für die neue Regelung nicht geeignet seien. „Leider werden noch heute Kassen und Kassensysteme verkauft, die dem neuen Gesetz nicht entsprechen“, weiß auch der Fachgruppenobmann der Wiener Kaffeehäuser Günter Ferstl und empfiehlt seinen Kollegen, sich vor dem Kauf eines neuen Kassensystems zu vergewissern, dass das Abrechnungssystem alle Aufzeichnungen nach dem Barbewegungsgesetz durchführen kann.
Stricherllisten-Verbot
Wesentliches Kriterium für die neue Aufzeichnungspflicht entsprechend der Barbewegungsverordnung ist der im Betrieb erzielte Umsatz. Die Netto-Umsatzgrenze beträgt 150.000 Euro. Werden höhere Umsätze erzielt, müssen die Bareingänge und Barausgänge täglich einzeln aufgezeichnet werden. Jeder einzelne Geschäftsfall soll sich von der Entstehung bis zur Abwicklung rückverfolgen lassen, das heißt, man muss wissen, wie viel man wem verkauft hat.
Der Wirtschaftssteuerberater Dr. Axel Kutschera, erläutert, wie diese Aufzeichnungen von der Finanzverwaltung kontrolliert werden: Bei Betriebsprüfungen werden die Grundaufzeichnungen in Zukunft genaueren Überprüfungen unterliegen, darüber hinaus verlangt das Finanzamt, dass die Aufzeichnungen mittels EDV erstellt, archiviert, und sieben Jahre aufgehoben sowie als Druckdatei dem Kontrollorgan ausgehändigt werden müssen. Das bedeutet, dass selbst wenn die Informationen auf Papier gedruckt sind, dieselben Informationen auch elektronisch sieben Jahre lang zugangsfähig und ausdrucksfähig sein müssen.
Gastronomen ist es verboten, Stricherllisten zu führen - für jedes verkaufte Bier wird ein Stricherl gemacht. Strichlisten hingegen, bezogen auf den Geschäftsfall, dürfen geführt werden. Dies kann folgend aussehen:
Kunde I: Ein Schnitzel und ein Cola
Kunde II: Zwei Bier und ein Schnitzel
Es genügt auch das Aufschreiben der einzeln eingenommenen Entgelte. Die von Gastronomen oft gepflegte Stand- oder Stockverrechnung ist ebenfalls keine zur Losungsermittlung geeignete Methode. Sie dient lediglich der Mitarbeiterkontrolle. Bei EDV gestützten Tischabrechnungen ist egal, wer was bezahlt, aber die Uhrzeit der Bonierung muss immer ersichtlich sein.
Darüber hinaus wird bei der maschinellen Erfassung von Umsätzen - wie zum Beispiel bei Kaffeemaschinen mit automatischem Zählwerk - verlangt, dass die Summenbildung nachvollziehbar ist, also wann, wo und wie viel Kaffee verkauft wurde. Im EDV-System muss unbedingt der zu einem bestimmten Zeitpunkt auf das Produkt entfallende Preis gespeichert sein und auch im Detail sieben Jahre rückwirkend abrufbar bleiben. Heute kostet die Melange Euro 3,20 und sechs Monate später Euro 3,80. Das gleiche gilt auch für den Einkauf von Waren. Für die Finanz muss auf sieben Jahre rückwirkend feststellbar sein, wie viel das Kilogramm Kaffee am 1. Jänner 2007 und wie viel am 1. Jänner 2008 kostete.
„Mit der Barbewegungsverordnung werden uns unsere alten, bewährten Kontrollsysteme weggenommen. Eine Kontrollmöglichkeit für uns Gastronomen, die Standübergabe, fällt somit weg. Die Geschäftsfall bezogenen Strichlisten lassen sich in der Praxis kaum realisieren. Am Ende des Tages versinken wir hinter dem Kaffeeautomaten in einem Papierhaufen. Durch die Bürokratie haben wir schon bald keine Zeit mehr, uns um unsere Gäste zu kümmern“, bringt Ferstl das neue Gesetz auf den Punkt.
Internet-Beweis
Die Überprüfung durch die Finanzverwaltung erfolgt EDV gestützt. Der Kontrollor kommt in das Café-Restaurant mit Gastgarten, überprüft die Umsätze und vergleicht die Angaben laut Aufzeichnungen zum Beispiel mit einer Wetterdatenbank. „Und glauben Sie mir, wir hatten schon Wirte, die bei 10°C und Regen mehr Umsatz angegeben haben als bei 29°C und Sonnenschein“, erklärt Dr. Axel Kutschera. Das Kontrollorgan wird nun verständlicherweise die sachliche Richtigkeit der Angaben in Zweifel ziehen. Die Finanzbehörde unterstellt bei mangelnden Grundaufzeichnungen eine Verletzung der Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen, die nachträglich nicht mehr zu korrigieren ist, weil alle Barbewegungen (Einnahmen und Ausgaben) täglich zu ermitteln sind. Dies kann zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlage führen.
Homepages sollten ebenfalls mit Tatsachen gefüttert werden und keine Fantasiezahlen enthalten, nur weil´s gut fürs Image ist. Kutschera berichtet dazu aus der Praxis: „Ein Gastronom hat auf seiner Homepage geschrieben, dass er 29 Mitarbeiter hat, doch tatsächlich hatte er nur 18. Die Sozialversicherung hat dies entdeckt und forderte sogleich die ausständigen SV-Beiträge. Das Finanzamt witterte in dem Lokal mit 140 Sitzplätzen Schwarzarbeit und machte eine 153%-ige Umsatzplus-Schätzung. Der Wirt war plötzlich mit einer Nachforderung von 1,1 Millionen Euro konfrontiert.“
