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Multitasking soll ja eine weibliche Spezialität sein – können müssen es alle Führungskräfte.

Den Arbeitsalltag effizienter gestalten

06.06.2017

Gastronomie und Hotellerie sind mit immer neuen Herausforderungen konfrontiert. Die ÖGZ startet darum eine zweiteilige Serie zum Thema Zeit- und Selbstmanagement. In Teil eins geht um die eigene Arbeitseffizienz.

Die Notwendigkeit der Steigerung der Arbeitsleistung führt dazu, dass sich Führungskräfte in der Gastronomie und Hotellerie einem immer höheren Zeitdruck ausgesetzt sehen. Sie werden – provokativ ausgedrückt – immer mehr zu einer Herde von zeitlich Getriebenen, die sich dem Ziel der Erhöhung der „Erledigungstaktzahl“ verpflichtet fühlen.

Stress ist längst ein Modewort. Es umschreibt die Beanspruchung des Menschen durch psychische Belastungen, die von außen wirken oder auf innere Ursachen zurückzuführen sind. Ein bedauerliches Zeichen unserer Zeit: Wer nicht sagen kann, dass er im Stress sei, würde vermeintlich nicht genug leisten. 

Doch Stress ist nicht gleich Stress. Der sogenannte „Eustress“, der für das Überleben eines Organismus unabdingbar ist, erhöht die Aufmerksamkeit und fördert die maximale Leistungsfähigkeit des Körpers, ohne ihm zu schaden. Aber auch nur dann, wenn es sich nicht um eine dauerhafte Belastung handelt. Der negativ wirkende „Disstress“ kann aber zu Krankheiten führen und wirkt sich gravierend auf Lebensqualität und Einsatzfähigkeit aus. 
Doch wie ist dieses Problem zu lösen? Die Uhr um 15 oder 20 Jahre zurückzudrehen geht nicht. Der einzelne Gastronomen oder Hotelier kann nicht die ganz Welt ändern, aber er kann zumindest in seinem Mikrobereich Veränderungen vornehmen.

Ziele formulieren

Zunächst ist es von Bedeutung, dass sich Führungskräfte in Restaurants und Hotels ihrer beruflichen und privaten Ziele in kurz-, mittel- und langfristiger Hinsicht bewusst werden. Es geht zunächst darum, die richtigen Dinge zu tun und nicht nur über die möglichst effiziente Ausführung von Tätigkeiten nachzudenken, deren Zielorientierung gar nicht hinterfragt wurde. So könnte beispielsweise ein berufliches Ziel des Geschäftsführers eines Gourmet-Restaurants lauten, dass er sich nicht nur fachlich, sondern auch in sozialer und methodischer Hinsicht weiterbilden möchte und hierbei beabsichtigt, jedes Jahr vier Seminartage wahrzunehmen. Seminarbesuche erfordern aber Zeit.

Persönliche Tätigkeitsanalyse

Mit Zeit- und Selbstmanagement kann Stress und Zeitmangel mit offenem Visier begegnet werden. Doch bevor einzelne Methoden angewendet werden, bedarf es einer persönlichen Tätigkeitsanalyse, die die Verantwortlichen über mindestens eine Woche hinweg vornehmen sollten. Veränderungen können nur dann sinnvoll bewirkt werden, wenn die individuellen Missstände zuvor aufgedeckt wurden. Folglich sollte sich jeder Einzelne die beiden folgenden Schlüsselfragen stellen:
Für welche Tätigkeiten setze ich meine Zeit ein?
Wie führe ich diese Tätigkeiten durch?

Vielfach hat man völlig falsche Vorstellungen, wofür und wie man seine Zeit im Arbeitsalltag verwendet. Eine kritische Selbstreflexion, die ein wichtiges Element der Stressanalyse ist, eröffnet einem eine klare Sicht der Dinge.

Prioritäten setzen

In Anlehnung an das Pareto-Prinzip erzielt man mit 20 Prozent der eingesetzten Zeit immerhin 80 Prozent der Ergebnisse. Beziehungsweise mit 80 Prozent der verwendeten Zeit erreicht man nur 20 Prozent der Ergebnisse. Und genau in diesen 80 Prozent der Zeit stecken die Zeitdiebe und Störfaktoren, die es zu vermeiden gilt (siehe Kasten). Jeder sollte sich also daran machen, tabellarisch alle Zeitdiebe zu notieren und die wichtigsten kurzfristig anzugehen.

Und wie sollten die anfallenden Aufgaben nun erledigt werden? So wie sie eben zeitlich eingehen oder wie man Lust dazu hat? Nein! Besser ist es, Prioritäten zu setzen. Eine sinnvolle Priorisierung lässt sich mithilfe der ABC-Analyse vornehmen. Und zwar in sehr wichtige A-, wichtige B- und eher unwichtige C-Tätigkeiten. Das Eisenhower-Prinzip geht sinnvollerweise einen Schritt weiter und nimmt eine Aufteilung in vier Gruppen durch eine Kriterien-Kombination von Wichtigkeit und Eiligkeit vor:

Aufgaben, die wichtig und eilig sind, werden sofort angepackt.
Aufgaben, die wichtig, aber nicht eilig sind, werden in die Zeitplanung aufgenommen.
Aufgaben, die unwichtig, dafür aber sehr eilig sind, werden delegiert.
Aufgaben, die unwichtig und nicht eilig sind, wandern in den Papierkorb.

So könnte für die Marketingleiterin einer Hotelkette mit Spa-Hotels das Vorbereiten einer Teilnahme als Aussteller an der wichtigen und sehr zeitnah anstehenden Wiener Ferien-Messe zu Aufgabe 1 und die Angebotseinholung zur wichtigen, aber erst in einem halben Jahr angedachten Überarbeitung der Website zu Aufgabe 2 gehören.

Als Fazit bleibt festzuhalten, dass dem Einsatz von Arbeitstechniken eine Zielformulierung, Tätigkeitsanalyse und Priorisierung vorausgehen sollte, um die Arbeitseffizienz verbessern zu können.

Text: Oliver Hettmer

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