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Die große Abrechnung muss immer am Schluss erfolgen

13.04.2005

An Abrechnungssysteme werden heute eine Vielfalt von Anforderungen gestellt. Sie sind nicht mehr ausschließlich dafür verantwortlich, „dass die Kassa stimmt“, sondern liefern auch Daten für die Kalkulation, die Adaption des Preisgefüges und die Gästestruktur.

Es ist also sehr wichtig, dass das gewählte Kassensystem auf den jeweiligen Betrieb individuell abgestimmt ist.

Von der Stange oder individuell
Abrechnungssysteme werden in allen verschiedenen Formen angeboten. Standardsysteme sind sowohl für das kleine Kaffeehaus als auch für das große Hotel erhältlich. Wichtig ist nur, dass diese System „von der Stange“ schon von Haus aus ein großes Spektrum der individuellen Anforderungen abdeckt und mittels Zusatzmodulen punktgenau und ohne großen Zusatzaufwand alle Bedürfnisse ausreichend befriedigt werden. Da sich diese aber immer wieder ändern, sollte die Software auch leicht erweiterbar sein. Ein guter Kundenservice sollte daher auch eine der Kaufentscheidungen sein. Gute Verträge beinhalten auch Software-Updates.

Benutzerfreundlich
Es nützt das beste Kassensystem nichts, wenn es die, die damit arbeiten sollen, nicht annehmen. Die Gründe dafür reichen von nicht verstehen (schlechte Einschulung) über zu aufwändige Handhabung bis zu unübersichtlicher Oberfläche. Die Frage der Einschulung der Mitarbeiter – vor allem älterer – sollte somit nicht vernachlässigt werden.

Praktisches Bonieren
Meistens hat jeder Kellner seine Karte oder seinen Schlüssel, mit dem er direkt ins System kommt. Allfällige Preisänderungen werden dann vom Chef oft über einen PC ausgegeben, der jede Kassa ansteuert. Boniert wird dann schon oft über Touchscreens. Symbole und verschiedene Farben auf diesen Oberflächen vermindern den Erklärungsbedarf und helfen auch ausländischen Mitarbeitern beim Umgang mit dem System (Verringerung der Fehleingaben).

Handhelds or not?
Den Handhelds gehört die Zukunft. Vor allem Betriebe mit Schani- oder Gastgärten bieten diese große Vorteile, da damit die „Zettelwirtschaft“ der Vergangenheit angehört. Auch das Ausdrucken von Rechnungen wird dadurch einfacher, selbst wenn der Gast getrennte verlangt.

Total vernetzt
Wichtig ist dann nur noch, dass die einzelnen Systeme konsolidiert sind. Schankanlagen, Kassensysteme, Hotel- und Buchungssysteme, Kassenabrechnungssysteme, Warenwirtschaft und Logistik, einfach alles, sollte in einem Gastronomie- bzw. Hotelbetrieb reibungslos zusammenarbeiten, um auch die gesamte Hard- und Software zu nützen und den finanziellen Aufwand einem entsprechenden „return of invest“ zuzuführen.

Spezialisten, oder nicht?
Kassensysteme erfassen verkaufstechnische Vorgänge und liefern Auswertungen für die Buchhaltung.

Ein Mittel zum Zweck also. Notwendig oder manchmal sogar lästig, wenn der Aufwand den Nutzen übersteigt. Zudem sind gerade billige Registrierkassen oft nicht einfach zu programmieren, was wiederum zur Folge hat, dass der Unternehmer und sein Personal widerwillig mit der Kassa arbeiten und nach kurzer Zeit erst recht ein anderes System angeschafft wird. Ein weiterer Nachteil – speziell – sind fehlende Funktionen (z. B. Tischspeicher) sowie äußerst eingeschränkte Kontrollmöglichkeiten. „Wer billig kauft, kauft teuer!“ trifft uneingeschränkt auch hier zu. Ein gutes Abrechnungssystem vom Profi hat natürlich seinen Preis, doch kalkuliert man die Vorteile mit ein, kommt man schnell dahinter, dass sich die Investition lohnt (Leasing oder Miete möglich!).

Warum Standabrechnung:
l Die Aufmerksamkeit des Personals gilt zu 100% dem Gast
l garantierte Abrechnung wirklich aller Produkte durch tägliche Standkontrolle
l Zeitgewinn durch Wegfallen der Bonierung
l geringe Anschaffungskosten (Standlisten, Software oder mobile Datenerfassungsgeräte)
l überall einsetzbar – auch in Skihütten und beim Catering
l voller Überblick über den Warenfluss im Betrieb
l exaktes Bestellwesen und optimierte Lagerbestände
l optimal aufbereitete Aufzeichnungen für Buchhaltung und Geschäftsführung
l Rechnungslegung nur auf Verlangen des Gastes notwendig
Quelle: Abacus

Autor/in:
Redaktion.OEGZ
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