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Fehler beim Kauf der Software

10.04.2003

Bei Hotelsoftwareprogrammen muss klar sein, dass es sich hier um eine „Chefsache“ handelt. Das Kontrollieren des Tagesabschlusses mit dem Manager Report und das ständige Überprüfen der Stimmigkeit der Listen und Auswertungen ist besonders im ersten Jahr bei einer neuen Software besonders wichtig. Die Rezeption bzw. Reservierung kann lediglich einen bestimmten Bereich abdecken, die Kontrollverantwortung liegt beim Besitzer bzw. Manager. Er muss auch ständig prüfen, ob die Daten der Gäste so ins Hotelsoftwareprogramm eingetragen werden, dass die Ergiebigkeit für Marketing und Kundenbindungssysteme optimal ist.

Nicht an falscher Stelle sparen

Die vom neuen Hotelsoftwareprogramm geforderte Hardware mag auf den ersten Blick teuer aussehen. Tatsache ist aber, dass das beste Hotelprogramm nicht stabil und verlässlich laufen kann, wenn die Hardware nicht qualitativ hochwertig ist. Wenn hier gespart wird, kann das zu tagelangen Computerausfällen mit hohem Zeitverlust und Kostenaufwand führen.

Referenzen unbedingt genau prüfen

Vorab sollten die Hotelsoftwareanbieter eine Auswahl von Referenzhotels mit Ansprechpartner bekannt geben. Es wird auch empfohlen, eine Test-CD anzufordern und die Demonstrationsversion zu testen. Beim Überprüfen der Referenzen kann beim Gespräch schon die eine oder andere Schwäche eines Programms festgestellt werden.

Stammdaten sollten ganz übernommen werden

Besonderes Augenmerk sollte auf die Übernahme aller Stammdaten (Gästedatei) einer möglicherweise bereits bestehenden Hotelsoftware gelegt werden. Hier muss durch den Anbieter die Datenlage geprüft werden, damit ein Pauschalangebot erstellt werden kann. Hier wird dringend davon abgeraten, sich ohne vorherige Prüfung und Beurteilung auf eine „Verrechnung nach tatsächlichem Aufwand“ einzulassen. Akzeptabel ist eine Angabe vom Maximalaufwand: beispielsweise Datenübernahme maximal 8 Stunden (bei fixem Stundensatz!).

Listen und Statistiken für den Überblick

Der Daily Report sollte einen perfekten Überblick über alle wichtigen Kennzahlen, die für die tägliche Managementarbeit nötig sind, geben. Wichtig sind die Werte in Tag, Monat und Jahr im Überblick. In diesem Managerreport muss in einer Liste folgendes möglich sein:
* Überblick über Belegung des Hotels
* Summen-Überblick über alle Umsätze, Salden, Auslagen, Zahlungen, Anzahlungen, Debitoren
* Überblick über Brutto-/Netto-Umsätze aller einzelnen Warengruppen
Das Hotelprogramm muss eine Ungleichheit zwischen Erlösen und Zahlungsmittel-/Forderungskonten unmöglich machen. Die Auswertung „Report Budget Vorjahr“ setzt die zusätzliche Eingabe der Budget-Werte ins System voraus. Leider gibt es einige Hotelsoftwareprogramme, die diese Erlösverbuchung erst beim Check-Out des Gastes durchführen.

Autor/in:
Redaktion.OEGZ
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