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Geschriebenes zählt doppelt

11.04.2003

Der Personalakt. Unsere Vorväter haben schon gewusst, dass es wichtig ist, Aufzeichnungen lückenlos zu führen. Die modernere Version „Employee Developement“, also „Mitarbeiterentwicklung“, klingt jedoch schöner und kommt dem Sinn und Zweck näher. Niemand kann sich alles merken, und was man vergisst, kann sich gegen einen richten. Daher ist es von eminenter Wichtigkeit, vom Augenblick des Eintretens eines neuen Mitarbeiters in den Betrieb bis zur Beendung des Arbeitsverhältnisses alle Besprechungsinhalte und Abmachungen zu dokumentieren.

Die Inhalte. Die ersten Aufzeichnungen dieser Art werden die Bewerbung des Mitarbeiters betreffen, mit Notizen über das Einstellungsgespräch und die Höhe der Entlohnung und etwaige Versprechen. Dann kommen Bemerkungen von der Probezeit und natürlich Protokolle von verschiedenen anlassbedingten Besprechungen und periodischen Beurteilungsgesprächen. Es wird auch aufgezeichnet, wie sich der Mitarbeiter entwickelt hat und welche Karriere er im Betrieb machte. Schlussendlich wird auch sein Ausscheiden aus dem Betrieb dokumentiert und ein Kollege des Eigentümers oder Managers, bei dem sich der „dokumentierte“ ehemalige Mitarbeiter bewirbt, wird erstaunt sein, wie gut Sie sich organisiert haben. Normalerweise bekommt man als Auskunft, wenn man sich nach einen Bewerber bei einem früheren Arbeitgeber informiert, dass er „eh“ ganz passabel war.

Die Aufzeichnungen. Der „follow-up“ ist immer wichtiger als die Idee. Das heißt, dass Sie Ihre Notizen über die Schritte und Stationen der Angestellten und Arbeiter regelmäßig Revue passieren lassen sollten. Steht eine Beförderung bevor? Lesen Sie sich durch Ihre Aufzeichnungen! Geht das Geschäft nicht so gut und müssen Sie Personal abbauen? Sehen Sie sich Ihre Notizen an! Gibt es Anzeichen eines Problems? Was wurde während der letzten Mitarbeiterbesprechung verbindlich versprochen und festgehalten? Ihre Assistenten werden Sie für Ihre Genauigkeit vielleicht nicht lieben, aber es sicher schätzen, dass Sie ein berechenbarer Vorgesetzter sind.

Die Form. Vermeiden Sie Ballast. Das Datum, das Besprochene in kurzen Worten mit eventueller Hervorhebung des Wichtigen durch einen Markierer genügen durchaus. Nicht die Form wird Sie als Personalbetreuer erfolgreich machen, sondern die Art, wie Sie mit den Notizen umgehen und was Sie daraus machen.
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Aufzeichnungen für andere auch lesbar sind. Geheimniskrämerei ist zu vermeiden und würde sich schlussendlich als kontraproduktiv erweisen und Ihnen auf den Kopf fallen. Ein guter Tip für Abmachungen die Sie mit Ihren Angestellten und Arbeitern treffen: Lassen Sie sich das Ausgemachte paraphieren und konfrontieren Sie denjenigen, der sich nicht daran gehalten hat, mit seiner Kurzunterschrift.

Das Wichtigste in Kürze:
* Vertrauen Sie nicht nur Ihrem Gedächtnis, setzen Sie auf das geschriebene Wort
* Lassen Sie keine „Missverständnisse“ aufkommen
* Führen Sie Ihre Aufzeichnungen komplett vom Beginn bis zum Ende der Beschäftigung eines Mitarbeiters
* Verwenden Sie Ihre Notizen bei positiven und negativen Entwicklungen
* Setzen Sie auf eine funktionelle Form und auf eine konzentrierte Aussagekraft.
* Lassen Sie sich Abmachungen auf jeden Fall unterschreiben.

Autor/in:
Redaktion.OEGZ
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