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Kassenupdate in fünf Schritten

06.02.2017

Bis 1. April müssen die Registrierkassen RKSV-tauglich sein. Wie Betriebe bei der Registrierkassensicherheitsverordnung auf der sicheren Seite sind, hat uns Markus Knasmüller von BMD Systemhaus erklärt 

Schritt 1: Registrierkasse updaten

Keine vorhandene Kassa kann einfach weitergeführt werden. Ein Update ist für alle Modelle notwendig. Bei älteren Kassenmodellen kann es möglich sein, dass solche aber gar nicht verfügbar sind. In diesem Fall kommt man um eine Neuanschaffung nicht herum, betont Knasmüller. Unternehmer sollten sich daher schleunigst bei Ihrem Kassenlieferanten wegen eines Updates zur RKSV erkundigen. Was neu ist? Durch das Update wird zukünftig jeder Kassenbeleg digital signiert, sowie ein Umsatzzähler geführt und ein Datenerfassungsprotokoll automatisch mitgeschrieben.

Schritt 2: Anschaffung einer Signaturerstellungseinheit

Um digital signieren zu können, ist ein Zertifikat nötig. Es funktioniert ähnlich wie die E-Card der Sozialversicherung. Die Kasse sendet die Belegdaten zu einem mit einer eindeutigen Signatur versehenen Chip, der im Grunde wie ein Rechner funktioniert. Karten können bei einem der drei Anbieter – A-Trust, GLOBAL-TRUST und PrimeSign – bezogen werden. Es sollte aber mit dem eigenen Kassenanbieter jedenfalls vorab geklärt werden, ob dieser auch die Software der Hersteller unterstützt. Alternativ ist auch eine Online-Signatur möglich, dafür ist jedenfalls notwendig, dass die Kasse über eine permanente Internetverbindung verfügt. Hier gibt es sehr günstige Pakete, bei denen allerdings keine Antwortzeit garantiert werden kann, wenn also größere Mengen von Belegen anfallen, sollte darauf geachtet werden.

Schritt 3: Erzeugen eines Startbeleges

Bei der ersten Inbetriebnahme muss ein sogenannter Startbeleg hergestellt werden. Die meisten Systeme erzeugen diesen automatisch. Es handelt sich um einen normalen Kassenbeleg, der auch signiert wird und einen QR-Code aufweist. Er darf noch keinen Umsatz ausweisen. Dieser „Null Euro-Beleg“ setzt den Umsatzzähler auf den Startwert null.

Schritt 4: Anmelden Kasse und Signaturerstellungseinheit bei FinanzOnline

Das Finanzamt will wissen, welche Kassen in Betrieb sind. Dafür müssen Kassen samt Zertifikat bei FinanzOnline angemeldet werden. Dies kann über das Webservice von FinanzOnline sehr bequem erledigt werden. Es müssen nur die Zugangsdaten in der Kassa hinterlegt werden. Ansonsten ist ein Einstieg in FinanzOnline über den Browser auf einem beliebigen Rechner notwendig. Das macht die Sache etwas komplizierter: Kassenidentifika-
tionsnummer und der 32 Zeichen lange AES-Schlüssel werden benötigt. 

Schritt 5: Prüfen eines Startbeleges

Der Startbeleg muss mit der kostenfreien BMF-Belegcheck-App (erhältlich unter www.bmf.gv.at/kampagnen/Unsere-Apps.html) geprüft werden. Und das geht so: Man muss einen Freischaltcode generieren, dann den QR-Code des Startbelegs scannen. Nach Eingabe des Authentifizierungscodes erfolgt die Prüfung des Startbeleges. Erscheint ein grünes Häkchen, war alles korrekt und die Registrierkasse kann in Betrieb genommen werden. Alle, die ihre Kasse direkt mit dem Webservice von FinanzOnline verbunden haben, dürften sich diesen Punkt aber sogar ersparen, meint Knasmüller, weil er automatisch erledigt wird.

Autor/in:
Daniel Nutz
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