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Wirtschaftsstadtrat Peter Hanke (2.v.r.), Prof. Hans-Peter Hutter von der MedUni Wien (2.v.l.), Tourismusdirektor Norbert Kettner (l.) und Christian Woronka, Leiter des Vienna Convention Bureau (VCB) im WienTourismus (r.), präsentieren den Sicherheitsleitfaden für Business Events.

Leitfaden für Tagungen und Veranstaltungen

02.09.2020

Das Vienna Convention Bureau des WienTourismus erarbeitete zusammen mit Prof. Hans-Peter Hutter von der MedUni Wien und der Wiener Tagungsbranche einen Leitfaden, der bei Business Events größtmöglichen Schutz vor Covid-19 bieten soll. Hier sind die wichtigsten Empfehlungen.

„Ziel ist eine weitgehende Minimierung des Infektionsrisikos durch flankierende Maßnahmen, sodass auch während der COVID-19-Pandemie Veranstaltungen durchgeführt werden können. Dazu wurde unter fachärztlicher Begleitung ein Leitfaden entwickelt, der – fundiert und zugleich praktikabel – wesentliche medizinisch-infektiologische Eckpunkte für den gegenwärtig notwendigen Infektionsschutz zusammenfasst. Diese können dann von den VeranstalterInnen an die jeweiligen situativen Gegebenheiten angepasst werden“, so Prof. Hans-Peter Hutter, stellvertretender Leiter der Abteilung für Umwelthygiene und Umweltmedizin an der Medizinischen Universität Wien.

 

 

Präventive Massnahmen

 

Einhalten eines Abstands von mindestens einem Meter zu jedem Zeitpunkt der jeweiligen Veranstaltung.

Tragen eines Mund-Nasenschutzes: In den Eingangs- und Ausgangsbereichen, sonstigen Anstellsituationen, auf allen Verkehrswegen von und bis zum Sitzplatz.

Regelmäßige, gründliche Händehygiene (bevorzugt mit Wasser und Seife, bzw. wenn nicht leicht zugängig, muss an neuralgischen Punkten die Möglichkeit zur Händedesinfektion gegeben sein).

 

Kontrolle

 

Installation einer/s sachkundigen Sicherheitsbeauftragten bzw. eines COVID-19-Beauftragten.

Überwachung und Dokumentation der Umsetzung aller relevanten Maßnahmen zur Covid-19-Prävention.

 

Information

 

Transparente Risikokommunikation an alle TeilnehmerInnen (allgemeine Sicherheitslage, Hinweis zu den durch den Veranstalter getroffenen Vorsichtsmaßnahmen etc.) im Vorfeld und vor Ort.

Alle TeilnehmerInnen und Mitwirkenden sind vorab über die Notwendigkeit des persönlichen Mitführens und Tragens eines MNS gemäß Vorgaben des Veranstalters zu informieren.

Alle MitarbeiterInnen, intern und extern sind gemäß Sicherheitsmaßnahmen vorzeitig zu informieren und entsprechend auszurüsten.

Gut sichtbare Platzierung von Hinweisschildern und/oder Aushängen zu vorgesehenen Hygiene- und Schutzmaßnahmen bzw. Verhaltensregeln; auch an Möglichkeiten denken wie etwa Infos via An-/Durchsagen.

 

 

Abstand und Besucherlenkung

 

Für alle Arten von Events und Räumlichkeiten muss sichergestellt sein, dass alle Personen zu jedem Zeitpunkt ausreichend Platz haben bzw. dass ausreichend Fläche vorhanden ist, um den Mindestabstand von 1 m einzuhalten.

Bei Bedarf Abstandsmarkierungen bzw. technische Personenleitsysteme (Absperrbänder, Stellgitter) zur Einhaltung des Mindestabstands (z. B. Eingangs- und Ausgangsbereiche, Sanitäranlagen, etc.). Trennung von Ein- und Ausgängen soweit möglich.

An potenziellen Engstellen (z. B. Wartezonen, vor Garderoben und Sanitärbereichen) ist durch geeignete Maßnahmen (z. B. Absperrbänder, Sicherheitspersonal, Hinweisschilder) dafür zu sorgen, dass Personenansammlungen vermieden werden können.

Räumliche Trennung der Bereiche Meeting → Catering → Ausstellung

 

Empfehlung für Sitzordnungen:

 

Bei festen Sitzreihen kann jeder 2. Sitzplatz versetzt belegt werden (Schachbrettmuster), wenn der Zugang zu den Plätzen unter Einhaltung der Abstandsregel möglich ist. Bei mobilen Sitzgelegenheiten ist darauf zu achten, dass durchgängig ein Abstand von 1 m seitlich sowie nach vorne und hinten eingehalten wird. Programmgestaltung und Veranstaltungsablauf unter Berücksichtigung der Einhaltung der 1 m Mindestabstand-Regel.

Im Falle von Präsentationen (SprecherIn, BühnenkünstlerIn), Podiumsdiskussionen und dgl. auf einer Bühne ist ein größerer Abstand zum Publikumsbereich erforderlich, nämlich 3 m zwischen Bühne und Publikumsbereich.

Rasche Registratur, Bezahlung bzw. Einlassmanagement, idealerweise kontaktlos.

 

Lenkungsmaßnahmen:

Personenströme sollen vor, während und nach der Veranstaltung umfassend gesteuert und kontrolliert werden. Dies kann z. B. erreicht werden durch Maßnahmen zur Entdichtung bzw. Vermeidung von Ansammlungen je nach situativer Situation und Räumlichkeiten möglich durch Leitsysteme, Absperrungen, Bodenmarkierungen, Einbahnsysteme, Raumtrenner, getrennte Ein- und Ausgänge, gestaffelte Einlasszeiten, Öffnung zusätzlicher Ein- und Ausgänge etc.

Bei Bedarf Staffelung der Einlasszeiten; Information über Räumlichkeiten; Information bereits mit der Einladung und der gesamten Vorabkommunikation; sequenzierter bzw. gestaffelter Abstrom. Bei Bedarf gestaffelte Endzeiten; geordneter Abstrom analog zur Ankunft.

Steuerung der Abläufe, Reduktion der Bewegung innerhalb der Veranstaltungsstätte, Besucherströme lenken: Einbahnsystem, wo möglich, nicht mehr als 10 Minuten Aufenthalt in Wartezonen.

Zutrittskontrolle / Aufzüge generell: Einschränkung des Aufzugsbetriebes wegen räumlicher Enge (Reduktion der zulässigen Personenzahl); weiters sollten auf allen Etagen Beschilderungen angebracht werden, um die TeilnehmerInnen daran zu erinnern, im Aufzug einen MNS zu tragen. Treppen sollten gegenüber Aufzügen bevorzugt verwendet werden. Einbahnsysteme für Treppen in Betracht ziehen.

(Automatische) Personenzählung und laufendes Monitoring der Personenzahl. Es ist sicherzustellen, dass die jeweils mögliche Personenzahl pro Raum unter Einhaltung der Abstandsregel nicht überschritten wird.

 

Hygiene

Stark genutzte Handkontaktflächen (Geländer, Handläufe, Türgriffe, WC-Sitze etc.) sind regelmäßig zu reinigen, Reinigungs- und Hygienepläne sind entsprechend anzupassen. An den Waschbecken sind Seifenspender für BesucherInnen anzubringen (sofern nicht ohnehin bereits vorhanden) und regelmäßig aufzufüllen. Spezielle Mittel zur Händedesinfektion sind nur notwendig, wenn es keine alternativen Möglichkeiten zum Waschen der Hände gibt.

Beim Anstellen vor dem Eingang und Betreten der Räumlichkeiten, im Bereich der Sanitäranlagen sowie auf allen Verkehrswegen vom und zum Sitzplatz ist von den BesucherInnen verpflichtend ein MNS zu tragen (entsprechend §10 Abs 7 Empfehlungen des BMSGPK). Ein gewisses Kontingent an MNS sollte am Veranstaltungsort vorrätig sein, um bei Fehlen der Maske diese an TeilnehmerInnen aushändigen zu können.

Es ist medizinisch ratsam, dass alle MitarbeiterInnen, die nicht durch Trennwände geschützt sind, MNS und/ oder Shield tragen. Trennwände (z. B. Plexiglas) bei Registrierung, Garderobe, Infostellen, Kassa. Laufende Reinigungs-Frequenz aller Kontaktflächen und Sanitärbereiche. Seifenspender sind regelmäßig aufzufüllen.

 

 

Belüftung – Luftwechsel

 

Maßnahmen bei mechanischer Lüftung: Anpassung der automatischen Regeltechnik durch manuelle Erhöhung der Lüftungsfrequenz bzw. des Lüftungsvolumens (Luftwechselrate) – mindestens 35 m³ Luftwechsel pro Person und Stunde unter Annahme eines sitzenden Publikums. Nachweis der tatsächlichen Zu- und Abluftvolumina für die Zuschauerräume durch Prüfzeugnis einer befugten Messstelle, nicht älter als zwei Jahre.

Maßnahmen bei natürlicher Lüftung: Vermehrte Durchlüftung der Veranstaltungsräume (Stoßlüften) zur Gewährleistung eines entsprechenden Luftwechsels. Z. B. in einem Meetingraum: im Falle einer natürlichen Belüftung am besten mittels Stoßlüftung über Fenster, definierte regelmäßige Pausen zum Lüften (mindestens: 5 Min. Lüftungspause je 60 Min. Meeting).

 

 

Datenerfassung

 

DSGVO-konforme Erfassung und Archivierung der Daten für mind. 28 Tage von TeilnehmerInnen, MitarbeiterInnen und externen DienstleisterInnen durch den Veranstalter.

Sitzplätze sind – wenn möglich (jedoch ab 200 Personen verpflichtend) – personalisiert zu vergeben, um das aktive Ermitteln von Personen, die zu infektiösem Verdachtsfall oder Erkrankten Kontakt hatten (Contact-Tracing) schnellstens zu unterstützen. Selbstverständlich ist dies in Abhängigkeit des jeweiligen Settings (z. B. Workshops) derart anzupassen bzw. darzustellen, sodass ein nachträgliches Contact-Tracing nicht erschwert wird.

 

 

 

Catering

 

Wenn möglich sollte ein Setting mit Tischen und Sesseln gewählt werden, dadurch können Abstände zwischen den Tischen und maximale Personenzahlen je Tisch sichergestellt werden, sowie „Gedränge“ von Personen reduziert werden. Bei Settings mit Stehtischen wird empfohlen, diese großzügig im Raum zu platzieren, damit sich TeilnehmerInnen und Personal ungehindert bewegen können, jedenfalls muss ein Abstand von mindestens 1,5 m zwischen den Tischen eingehalten werden. Darüber hinaus sollten TeilnehmerInnen der Veranstaltung mittels Hinweisschildern über die max. zulässige Personenzahl pro Tisch informiert werden.

Ausnahme: Buffets grundsätzlich möglich – mit stärkeren hygienischen Auflagen (siehe Ankündigung COVID-19- Lockerungsverordnung in Bezug auf Beherbergungsbetriebe 27.05.2020). Cateringbetreiber sind im Vorfeld über die jeweiligen speziellen Vorgaben des Veranstalters zu informieren.

Der komplette Leitfaden:

www.vienna.convention.at

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