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Mit Planung zur richtigen Software

10.04.2003

Es hat schon seinen tieferen Grund, wenn die Österreichische Hoteliervereinigung (ÖHV) dem Thema „Hotelsoftware“ eine solche Bedeutung beimisst, dass ein eigenes Pflichten-Lastenheft und ein Seminar dazu angeboten wird. Experten sprechen davon, dass 80 Prozent der österreichischen Hotels über keine geeignete oder eine veraltete Hotelsoftware verfügen. Die ÖHV ist überzeugt, dass diese gezielten Hilfestellungen für Umstellung, Erweiterung und Optimierung einer Hotelsoftware, ein wahrer geldwerter Vorteil ist.

Die Entscheidung zum Kauf einer neuen bzw. zusätzlichen Hotelsoftware sollte wohl überlegt werden, denn die Auswirkungen sind meistens langfristig zu sehen: Mitarbeiter werden auf die Hotelsoftware geschult, es stellen sich Gewöhnungseffekte ein und Gastdaten werden in der programmspezifischen Form des Hotels angelegt.
Gleichzeitig ist auch die Beziehung zwischen Hotelier und Hotelsoftwareanbieter nicht nach dem Kauf beendet. Es entsteht eine rege Geschäftsbeziehung zwischen dem Hotelier und der Softwarefirma. Sie ist in vielen Fällen durchaus wünschenswert, denn sie hilft dem Hotelier bei der optimalen Nutzung des Programms und dem eventuellen Einsatz weiterer Programmmodule. In jedem Fall ist eine professionelle Datenverarbeitung Voraussetzung für Effektivität und erfolgreiches Sales & Marketing.
Anlass für Re-engineering
Grundsätzlich bedeutet eine neue Hotelsoftware für den Betrieb ein neues Cockpit für den Kapitän. Die Umsetzung dieses Vorhabens ist natürlich Chefsache, denn der Unternehmer will auch in Zukunft als Pilot die Flugrichtung bestimmen. Der Kauf einer Hotelsoftware soll auch Anlass für ein Re-engineering bestimmter Bereiche oder Abläufe im Hotelmanagement sein. Struktur und Aufbau der Daten bestimmen also auch den betrieblichen Erfolg im Hotel.
* Es kann zum Beispiel im Bereich Marketing eine Einteilung aller Gäste in „Interessensgruppen (Segmente)“ oder in „Buchungs-Herkunft“ der Gäste in sog. „Source“-Codes (z. B. Reisebüro, Firmen) definiert werden. In Folge verfügt man über aussagekräftige Kennzahlen und Auswertungen z. B. zu „Durchschnittspreis pro Segment“. Diese Erkenntnisse erleichtern so manche Entscheidung.
* Gravierende Änderungen im Bereich Finanzierung und Fremdkapitalbeschaffung werden Unternehmen dazu zwingen, ein umfassenderes Reporting zu betreiben als bisher. Bei Finanzierungs-Verhandlungen werden Reports, Statistiken und Forecasts ein hilfreiches Werkzeug sein, um die im Unternehmen notwendigen Veränderungen zu unterstreichen. Die Überprüfung nach Rentabilität durch den Finanzierungspartner wird somit durch die Bereitstellung eigener Auswertungen wirkungsvoll unterstützt.
* Bei Einführung eines neuen Kassensystems können Abläufe, die bisher nicht optimal waren, stark verbessert werden. Wenn es mit der neuen Hotelsoftware z. B. möglich ist,
– alle Umsätze eines Zimmers genauestens auf die einzelnen Personen aufzusplitten
– die genaue Reihenfolge der Speisenfolge (1. Gang, usw.) für die Küche einzugeben
– die aufgebuchten Leistungen sofort für die Unterschrift ausdrucken zu lassen dann ist es gleichzeitig nötig, die bisher üblichen Abläufe mit den Mitarbeitern neu zu definieren, niederzuschreiben und einzutrainieren.

Autor/in:
Redaktion.OEGZ
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