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Programme zur optimalen Nutzung

10.04.2003

Die Österreichische Hoteliervereinigung (ÖHV) hat in Ihrem „Leitfaden zur Einführung eines Front Office Programms“ auch untersucht, welche Arbeits- und Serviceverbesserungen eine wirksam eingesetzte Hotelsoftware bringt.

Der Programmaufbau

Beim Programmaufbau sollte auf die Modularität, die Netzwerkfähigkeit sowie die „Multitasking-Fähigkeit“ geachtet werden. Multitasking ist ein großer Beschleunigungsfaktor bei der Arbeit im Front- und Backoffice. Mit dem Drücken einer Tastenkombination muss man zwischen mehreren Anwendungen hin- und herspringen können, da Check-Out, Check-In, eine Anfrage über Zimmerverfügbarkeit, und das Schreiben einer Reservierungsbestätigung innerhalb kürzester Zeit nur dann zu bewältigen ist, wenn die Hotelsoftware diesen Flexibilitätsanforderungen gerecht wird.
Bietet ein Hotelsoftwarehersteller seine Software in modularer Form an, so kann sich der interessierte Hotelier aus den einzelnen Bausteinen seine individualisierte Lösung zusammenstellen oder, wenn seine Anforderungen an die Software wachsen, einfach mit Extramodulen sein Programmpaket erweitern.

Bedienung und Oberfläche

Bei der Bedienung gibt es folgende Aspekte zu beachten: Multifunktionalität des Programms, Orientierung an MS Windows, Möglichkeiten der Bearbeitung, verständliche, umfassende Onlinehilfe, Fehlerüberwachung und der Datenaustausch zwischen den Funktionsbereichen. Die Benutzeroberfläche eines Programms ist entscheidend dafür, wie schnell der Benutzer die Software akzeptiert und zu bedienen lernt. Grafische Oberflächen, die sich am Quasi-Standard MS Windows orientieren, bieten hier viele Vorteile wie das beschleunigte Erlernen. Daraus ergeben sich die Kriterien für eine gute Anwendungsoberfläche.

Bei Wartungsverträgen müssen folgende Punkte genau fixiert werden:
* Standort der Wartung: Von wo aus wird im Ernstfall gewartet?
* Gibt es Fernwartung via Modem?
* Welche sind die Zeiten, in denen die Wartung zur Verfügung steht? Bürozeiten, 24 Stunden, Telefonhotline ohne Fernwartung, Telefonhotline mit Fernwartung? Welche sind die „geltenden Büro- und Hotlinezeiten“?
* Was bedeutet „Wegpauschale“? Genau fixieren, wie weit der Anfahrtsweg ist und wie hoch die Maximalkosten der Wegpauschale sein können.
* Was bedeutet „Installation“? Wie viele Personen sind dafür nötig, wie viele Stunden sind hier als Maximale anzusehen?
* Wie sind die Zahlungsmodalitäten? Quartalszahlungen sind naturgemäß den 100%igen Vorauszahlungen vorzuziehen. Wenn bereits alles im Voraus bezahlt worden ist, kann es schwieriger sein, mögliche ausstehende Supportleistungen einzufordern.
* Wenn Schulungskurse angeboten werden: Wie viel kosten wie viele Stunden/Tage? Bieten andere Schulungsinstitutionen auch Schulungen an? Wenn ja, zu welchem Preis?
* Bindungen der im Wartungsvertrag genannten Dienstleistungen an z. B. die „jährlich gestiegenen Lohn- und Materialkosten“ sind in dieser Formulierung abzulehnen. Hier geht man automatisch von einer Steigerung aus. Die Formulierung ist ohne „gestiegenen“ korrekt.

Autor/in:
Redaktion.OEGZ
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