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Was tun, wenn die Finanz klingelt?

12.02.2020

Wenn die Finanz Einsicht in die Kasse nimmt, führt das vielerorts zu Beklemmungen bis Panik. Dazu gibt es aber meist keinen Grund. Die ÖGZ erklärt, wonach gesucht wird und welche Strafen schlimmstenfalls drohen.

Unser Experte Dr. Markus Knasmüller ist Geschäftsführer von BMD Systemhaus GmbH, einem der führenden Hersteller von Rechnungswesenssoftware. Außerdem ist er gerichtlich zertifizierter Sachverständiger u. a. für Kassensysteme und auch Leiter des WKO-Arbeitskreises Kassensoftware.

Warum wird geprüft? 

Die Finanz meint es nur gut. So steht im Gesetz, dass die Behörde die „redlichen Unternehmer vor unlauterem Wettbewerb“ zu schützen hat. Betrugsfirmen sollen so vom Markt entfernt werden. Aufsehen erregte zuletzt ein Fall eines Betrüger-Brüderpaares aus Gelsenkirchen, das in erster Linie an Chinarestaurants manipulierte Kassen brachte. Es wurden Ertrags- und Umsatzsteuern hinterzogen. Das Landesgericht Osnabrück sprach mehrjährige Haftstrafen aus. Die Richter vermuten, dass ausweislich der sichergestellten Kundendaten möglicherweise mehrere tausend Restaurants in Deutschland und Europa das Kassensystem der Angeklagten nutzten. Damit wäre ein theoretisch denkbarer Steuerschaden von bis zu einer Milliarde Euro möglich. Seit die RKSV in Österreich 2017 in Kraft trat, ist eine Manipulation im großen Stile bei uns kaum möglich. Markus Knasmüller, Geschäftsführer von BMD und gleichzeitig einer der erklärten Experten auf diesem Gebiet, rät Unternehmen aber jedenfalls dazu, nur Hard- und Software von den am Markt etablierten und bekannten Anbietern zu verwenden. 

Wie läuft eine Prüfung ab?

Prinzipiell gibt es drei Arten der Betriebsprüfung. Erstens eine normale Betriebsprüfung durch die Finanzbehörden. Bei der Finanzprüfung kommt es zur Durchsicht der Buchungen. Die zweite Möglichkeit ist eine Kassennachschau – dabei wird der sogenannte Nullbeleg kontrolliert. Wichtig ist, dass die Mitarbeiter in der Lage sind, einen solchen Beleg auszudrucken. Denn die Kontrolleure können immer kommen. Und dann gibt es drittens noch die Möglichkeit einer verdeckten Kassennachschau. Dabei wird ein fingierter Kauf getätigt. Und die Finanzkontrolleure überprüfen dann, ob der Geschäftsfall korrekt gebucht wurde.

Wonach wird gesucht? 

Die Finanz sieht mehrere Arten der möglichen Manipulation. Darunter fallen 1.) die Nichterfassung einzelner Geschäftsfälle, 2.) das nachträgliche Stornieren von Umsätzen und 3.) die nachträgliche Veränderung der Grundaufzeichnungen durch eine Manipulationssoftware. Experte Knasmüller: Die Software reduziert die Umsätze pro Geschäftsfall und Tag. Solche Fälle hätte es in der Vergangenheit gegeben, sie kämen aber auch aufgrund der RKSV 2017 heute so gut wie nicht mehr vor. Der Hauptfokus der Finanz liegt laut dem Experten bei der Untersuchung der „abgebrochenen Geschäftsfälle“ – also wenn Umsätze storniert werden.    

Welche Fehler werden ­entdeckt? 

Klar sichtbare Fehler sind mittlerweile selten. Laut Experte Knasmüller ist der häufigste Fehler, dass keine Kassenidentifikationsnummer am Beleg angeführt wird. Auch die Uhrzeit fehlt in manchen Fällen. Diese Fehler sind für jedermann erkennbar. Anders verhält es sich bei Fehlern im Datenerfassungsprotokoll. Diese sind nur durch den Eigentümer der Kassa und mit speziellen Werkzeugen durch geübte Techniker auslesbar. Hierfür empfiehlt es sich, Profis zu Rate zu ziehen. Ohne diesen professionellen Blick  fallen Fehler im Datenerfassungsprotokoll wahrscheinlich erst im Rahmen einer Prüfung durch die Finanz auf. Umso wichtiger ist es daher, dass dieses durch die Kassenhersteller intensiv durch diverse Tests geprüft wird. 

Wie kann man Fehler ­beheben?

Sollten die oben genannten Fehler auftauchen, muss es natürlich eine entsprechende Reaktion geben. Reine Fehler am Protokoll wie falsche Mehrwertsteuersätze müssen rasch behoben werden, darüber hinaus sind keine weiteren Maßnahmen nötig. Gravierende Fehler im Datenprotokoll müssen – wie erwähnt – von einem Softwarespezialisten gelöst werden. Hier muss man mit dem Hersteller in Kontakt treten. Wenn eine Kasse defekt ist, gilt auch die Meldungspflicht über Finanz-Online. Es muss eine Ersatzkasse installiert werden. Ist dies nicht möglich, können die Belege händisch erstellt werden. Diese müssen aber nach Behebung des Fehlers nacherfasst werden. 

Welche Strafen drohen? 

Die Strafen reichen bis 5.000 Euro, wenn es um leichte Mängel wie Fehler am Beleg, Abweichungen von der Registrierkassendatenbank, abweichenden zeitlichen Reihenfolgen oder Abweichungen zwischen Beleg und QR-Code geht. Laut Markus Knasmüller sind dadurch keine Manipulationen möglich. Bei kleinen Verstößen kommt es aber in der Praxis kaum zu Strafen. Anders verhält es sich bei groben Mängeln bis hin zu Manipulationsfällen: Hier liegt die Strafe bei bis zu 25.000 Euro. Bei Betrug drohen bis zu drei Jahre Freiheitsstrafe und zwar für alle Beteiligten – vom Kellner bis zum Geschäftsführer. Laut Knasmüller wird es für viele Unternehmer sehr heikel, wenn die Finanz die ordnungsgemäße Führung der Kasse beanstandet. Dann kommt es nämlich zu Schätzungen. Und diese können – immer abhängig vom Einzelfall – schnell zehn Prozent des Umsatzes ausmachen. Damit liegt die Strafe oft deutlich über 5.000 Euro.

Autor/in:
Daniel Nutz
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