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Checkliste: Registrierkassen

13.02.2018

Alles, was Sie zum Thema Registrierkassen wissen müssen. Die ÖGZ hat die Experten von Wötzer um Antworten gebeten.

 

Was ist ein Jahresbeleg, und wozu braucht man diesen?
Der Jahresbeleg dient als Abschluss des Geschäftsjahres an der Registrierkasse. Laut Definition der RKSV ist dieser gleich dem Monatsbeleg Dezember und entspricht einem sogenannten Nullbeleg. Am Jahresbeleg muss ein Belegkopf, Belegnummer, Kassenidentifikationsnummer, Zeitstempel (Zeit und Datum) der Belegerstellung, die Signatur (OCR-maschinenlesbarer Code, wie z. B. QR-Code) aufscheinen.

Wo muss dieser Jahresbeleg gemeldet werden, und wie funktioniert das?
Der Jahresbeleg muss, wie alle zu meldenden Belege, bei FinanzOnline direkt im Punkt Registrierkassen des Steuerkontos gemeldet werden. Dort muss in einem ersten Schritt zunächst ein Authentifizierungscode generiert werden. Die Meldung selbst funktioniert dann über die BelegCheckApp des Bundesministeriums für Finanzen (BMF). Diese wird auf einem Smartphone mit Internetverbindung heruntergeladen. Man scannt den QR-Code des Jahresbelegs und gibt als direkte Verbindung zum Steuerkonto den zuvor generierten Code als Bestätigung ein. Wenn dieser Vorgang in der App positiv bestätigt wurde, ist die Meldung abgeschlossen.  

Was ändert sich für mich nach der Meldung?
Nach der Meldung ändert sich für den Kassenbetrieb nichts. Man ist nicht direkt mit dem Finanzamt o. Ä. verbunden, d. h. Finanzbeamte haben keinen direkten permanenten Zugriff auf das Kassensystem. Man gibt lediglich regelmäßig mithilfe des Jahresbelegs einen Zwischenstand dem Finanzamt bekannt. 

Was ist der Unterschied zwischen Jahresbeleg, Monatsbericht und Tagesbericht – welchen Unterschied gibt es zu einem Nullbeleg?
Generell gilt es, zwischen Belegen und Berichten zu unterscheiden. Belege sind jene, die vom Bundesministerium für Finanzen für die Prüfungen verlangt werden und stellen zu signierende (QR-Code) Kontrollbelege mit Betrag null Euro dar. Berichte hingegen sind jene Übersichten, die sich ein Unternehmer am Kassensystem ausdrucken, ansehen oder herunterladen kann, um einen Überblick über Umsätze, Artikel, Steuer etc. zu erhalten. Der Nullbeleg ist ein Beleg, der keinen Umsatz generiert oder anzeigt, dieser dient lediglich dazu, einen Eintrag in das Datenerfassungsprotokoll der Kasse zu generieren und somit den aktuellen Gesamtumsatzstand festzuhalten. Ein Jahresbeleg entspricht einem Nullbeleg und ist auch gleichzeitig der Monatsbeleg Dezember, da dieser Beleg den Gesamtumsatzstand zum jeweiligen Zeitpunkt des Ausdrucks festhält. Der Jahresbeleg unterscheidet sich von anderen Belegen, da dieser bis zum 15. Februar bei FinanzOnline gemeldet und sieben Jahre aufbewahrt werden muss.  

Was mache ich, wenn der QR-Code am Jahresbeleg nicht lesbar ist?

Generell gibt es unterschiedliche Drucker- und auch Papierqualitäten, welche Einfluss auf die Lesbarkeit des QR-Codes haben. Sollte es mit einem Smartphone nicht möglich sein, einen QR-Code zu lesen, kann man in einem ersten Schritt mit einem zweiten Handy – wenn möglich, anderes Modell – ebenfalls versuchen, den Code einzulesen. Bleibt der QR-Code unlesbar und handelt es sich hierbei z. B. um den Jahresbeleg (dieser muss also eingelesen werden), kann man diesen noch auf den Kopf stellen und versuchen einzuscannen oder den Ausdruck gegen helles Licht halten. Sollte dies alles nicht zielführend sein, kontaktieren Sie Ihren Kassenanbieter, um die Einstellungen am Drucker sowie die Papierqualität zu kontrollieren. Generell gilt: Der QR-Code auf einer Rechnung sollte von allen gängigen Smartphones gelesen werden können.  

Müssen die Rechnungsnummern mit Jahreswechsel auf null  gesetzt werden?
Bei alten Kassensystemen ohne Datenerfassungsprotokoll wurde der Umsatz mit Ende des Jahres oftmals auf null gesetzt, um diesen für das neue Geschäftsjahr zu bereinigen. Dies ist heute nicht mehr notwendig und auch nicht mehr gewünscht. Eine Nullsetzung der Kasse würde zum Verlust des Gesamtumsatzzählers führen und stellt somit einen Widerspruch gegen die RKSV dar. Laut RKSV muss der Gesamtumsatz der Kasse weitergeführt und auch im DEP mit Zeitstempel festgehalten werden.  

Darf ich jetzt keine Stornos mehr machen, da ich ja direkt mit dem Finanzamt verbunden bin? 
Stornos können am Kassensystem jederzeit durchgeführt werden, solange diese berechtigt und nachvollziehbar sind. In einem gesetzeskonformen Kassensystem wird jedes Storno gespeichert und kann somit vom Prüfer bei eventuellen Unklarheiten nachvollzogen werden. Zusätzlich macht es Sinn, etwaige Sonderfälle zu dokumentieren.

Autor/in:
Redaktion.OEGZ
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