MICE-Geschäft: Netzwerke sind der Schlüssel

Der Konferenz- und Seminarmarkt hat sich erholt. Für Uschi Huber ist das keine Überraschung, aber auch kein Grund zur Sorglosigkeit. Seminarhotels hätten in den Krisen letzten Jahre extrem gelitten, sagt die Geschäftsführerin der RTK Round Table Konferenzhotels, „danach sind sie aber wieder umso stärker hervorgekommen.“ Besonders Wien verzeichnete zuletzt eine konstant hohe Nachfrage. Das Jahr 2025 sei für den gesamten MICE-Sektor – Meetings, Incentives, Conventions, Events – außergewöhnlich erfolgreich gewesen.

Dennoch hat sich das Buchungsverhalten grundlegend verschoben. Veranstaltungen werden kurzfristiger geplant, Budgets enger kalkuliert, Vorlaufzeiten sinken. Was auf den ersten Blick wie ein Rückgang wirkt, ist bei genauerer Betrachtung eine strukturelle Umschichtung. „Die Anzahl der Anfragen geht absolut nicht zurück“, betont Huber. „Allerdings finden Seminare oft kürzer statt oder es werden weniger Teilnehmer eingeladen.“ Für Hotels bedeutet das: mehr Flexibilität im Angebot, schnellere Reaktionszeiten, ein schärferes Gespür für das, was Firmenkunden gerade wirklich brauchen.

Gegründet 1972, heute 200 Mitglieder

RTK Round Table Konferenzhotels ist kein klassischer Buchungskanal. Der Verein, der 1972 von der Österreich Werbung, Casinos Austria und führenden Hoteliers gegründet wurde, versteht sich als Marketingplattform und Netzwerkstruktur zugleich. 54 Jahre später zählt die Organisation rund 200 Mitgliedsbetriebe: Seminarhotels, Eventlocations, Tagungszentren in Österreich und angrenzenden Ländern. Rund 9.000 Firmenkontakte sind in der Datenbank erfasst.

Das Geschäftsmodell unterscheidet sich in einem wesentlichen Punkt von vergleichbaren Plattformen: RTK arbeitet ohne Vermittlungsprovision. „Wenn wir eine Veranstaltung vermitteln – egal ob sie 500 Euro oder 500.000 Euro Umsatz bringt – fällt keine Kommission an“, erklärt Huber. Finanziert werde der Verein ausschließlich über Mitgliedsbeiträge, die je nach Betriebsgröße zwischen 450 und 1.450 Euro jährlich liegen, ergänzt um einen Marketingbeitrag. Dafür erhalten Mitglieder Präsenz im gedruckten Katalog, Darstellung auf der Website, Suchmaschinenoptimierung sowie die direkte Weiterleitung von Eventanfragen. Wie viel Umsatz eine Mitgliedschaft konkret bringt, lässt sich nicht pauschal beziffern. „Man kann nicht sagen, ab welchem Umsatz sich eine Mitgliedschaft lohnt“, räumt Huber ein. „Viele Kunden kontaktieren Hotels auch direkt über unsere Website oder den Katalog.“ Die Plattform funktioniert damit weniger als Buchungstool denn als Türöffner. Es ist ein Instrument der Sichtbarkeit in einem Markt, in dem Aufmerksamkeit ein knappes Gut ist.

Begegnung als Kernleistung

Was RTK von reinen Onlineplattformen unterscheidet, ist das Netzwerkformat. Über das Jahr verteilt organisiert man neun größere Veranstaltungen, bei denen Mitgliedsbetriebe direkt mit Firmenkunden in Kontakt treten. Die Dimensionen sind beachtlich: Bei großen Events nehmen 300 bis 350 Veranstaltungsplaner und Entscheidungsträger teil. Neben Präsentationsblöcken gibt es Abendprogramme, gemeinsame Dinner, Side-Events. „An einem Abend können sich die Betriebe direkt mit den Kunden austauschen“, sagt Huber. „Da entstehen oft schon konkrete Anfragen, im besten Fall auch Buchungen.“ Hinzu kommen sogenannte Key-Account-Events, die RTK direkt in Mitgliedshäusern ausrichtet: Business Breakfasts, Dinner oder mehrtägige Fam Trips, bei denen Veranstaltungsplaner eine Location unmittelbar erleben. Der Effekt ist strategisch kalkuliert. Wer eine Location selbst besucht hat, empfiehlt sie anders weiter, als wer sie nur von Fotos kennt.

Die Nachfrage im MICE-Markt verteilt sich nicht gleichmäßig. Stadthotels profitieren von einem stabilen Bedarf an Meetings und Konferenzen. Ländliche Betriebe punkten mit anderen Stärken. Ein wachsendes Segment sind Incentive-Events in alpinen Lagen: Unternehmen suchen zunehmend Erlebnisformate, bei denen das Programm im Vordergrund steht; Ski-Incentives etwa. Solche Formate öffnen den MICE-Markt für Betriebe, die bislang nicht im engeren Konferenzumfeld positioniert waren.

Das klassische Seminarhotel, davon ist Huber überzeugt, bleibt relevant, aber nur, wenn es sich weiterentwickelt. Gefragt sind heute Teambuilding-Programme, attraktive Rahmenprogramme und glaubwürdige Nachhaltigkeitskonzepte. „Das klassische Seminarhotel wird immer zeitgemäß sein“, sagt sie. „Aber man muss gewisse Dinge auf ein neues Level heben.“ Unternehmen brauchen Räume für Strategiearbeit, Teamentwicklung und Austausch und diese Funktion lässt sich digital nur bedingt abbilden. Wer das versteht und das Angebot entsprechend schärft, hat im MICE-Markt der nächsten Jahre gute Karten. ■