Der automatisch ausgedruckte Kassenzettel muss nicht mehr der Normalfall sein. Seit 1. Oktober 2026 können Unternehmen einen elektronischen Beleg direkt am Bezahlpunkt zur Mitnahme anbieten, beispielsweise über einen QR-Code oder eine Bildschirmanzeige. Auch die Übermittlung per E-Mail oder App bleibt möglich.
An der Belegerteilungspflicht selbst ändert sich allerdings nichts. Der Beleg muss weiterhin unmittelbar im Zusammenhang mit der Zahlung von der Registrierkasse erstellt und signiert werden. Neu ist vor allem, dass er nicht mehr zwingend tatsächlich auf das Smartphone des Gastes übertragen werden muss. Es reicht, wenn der Gast ihn vor Ort selbst digital mitnehmen kann.
Ein Detail ist aber wichtig: Ein QR-Code irgendwo im Lokal genügt nicht. Der Beleg muss ohne Ortswechsel zugänglich sein, die Anzeige muss dem Gast zugewandt sein und ausreichend lange sichtbar bleiben. Welche Form technisch verwendet wird, schreibt das Finanzministerium dagegen nicht vor. Auch die Art der Belegerteilung muss im elektronischen Aufzeichnungssystem dokumentiert werden.
Papier bleibt auf Wunsch Pflicht
Wer einen gedruckten Beleg verlangt, muss ihn weiterhin bekommen. Laut Finanzministerium kann der Kunde einen Papierbeleg noch bis zum Geschäftsschluss desselben Tages verlangen, wenn sich der konkrete Geschäftsfall eindeutig zuordnen lässt. Auch Kontrollorgane können einen Papierbeleg verlangen.
Achtung: Hotels und Gastronomen können den Drucker deshalb nicht einfach ausmustern. Die technische Möglichkeit, einen Papierbeleg auszugeben, muss erhalten bleiben. Die Wirtschaftskammer weist außerdem darauf hin, dass Karten- und vergleichbare elektronische Zahlungen steuerrechtlich ebenfalls als Barzahlungen gelten und damit grundsätzlich unter die Belegerteilungspflicht fallen.
Finanz kündigt Kontrollen an
Zum Start will das Amt für Betrugsbekämpfung verstärkt prüfen, ob die neuen Regeln eingehalten werden. Besonderes Augenmerk soll laut Finanzministerium auf Branchen mit hohem Barzahlungsanteil liegen. Hintergrund sind auch Ermittlungen zu manipulierten Registrierkassen, bei denen inzwischen mehr als 100 Beschuldigte geführt werden.
Für Betriebe heißt das: Die Umstellung auf den digitalen Bon ist eine Erleichterung, aber kein Freibrief für einen informellen QR-Code-Workflow. Kassensoftware, Signierung, Anzeige und Dokumentation müssen weiterhin zusammenspielen.